Panduan Tarik Data Rombel di EMIS 4.0 ke EMIS GTK Tahun 2026 - Pada awal tahun pelajaran maupun pergantian semester, Operator Madrasah memiliki salah satu tugas penting, yaitu melakukan tarik data rombongan belajar (rombel) dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK.
Proses sinkronisasi ini menjadi tahapan wajib sebelum madrasah dapat menyusun jadwal pelajaran, menetapkan guru pengampu, mengatur wali kelas, hingga menghitung beban kerja guru.
Apabila data rombel belum berhasil ditarik, maka sebagian besar fitur pada EMIS GTK tidak dapat digunakan secara optimal. Oleh karena itu, operator perlu memastikan seluruh data di EMIS 4.0 sudah lengkap dan valid sebelum melakukan sinkronisasi.
Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai persiapan, langkah-langkah, penyebab kegagalan sinkronisasi, solusi, serta tips agar proses tarik data rombel berjalan lancar.
Apa Itu Tarik Data Rombel di EMIS GTK?
Tarik data rombel adalah proses sinkronisasi data Rombongan Belajar (Rombel) yang telah dibuat di EMIS 4.0 ke dalam sistem EMIS GTK. Data yang disinkronkan meliputi: Nama rombel, Tingkat kelas, Kurikulum yang digunakan, Jumlah peserta didik, Wali kelas, Status kelas aktif
Data tersebut menjadi dasar dalam pengelolaan administrasi guru dan tenaga kependidikan pada EMIS GTK.
Mengapa Tarik Data Rombel dari EMIS 4.0 Sangat Penting tidak seperti tahun-tahun sebelumnya saat madrasah masih menggunakan SIMPATIKA
Sinkronisasi rombel dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK memiliki beberapa fungsi penting, yaitu Menampilkan daftar rombel pada EMIS GTK, Menjadi dasar penyusunan jadwal mengajar, Memudahkan penentuan guru mata pelajaran, Menentukan wali kelas, Menghitung beban kerja guru, Mendukung proses Aktivasi Madrasah, Mendukung Keaktifan Kolektif Guru, Mengurangi kesalahan input data secara manual.
Persiapan Sebelum Melakukan Tarik Data Rombel di EMIS 4.0
Agar proses sinkronisasi data rombel antara EMIS 4.0 dan EMIS GTK berhasil, operator madrasah harus melakukan beberapa persiapan sebagai berikut.
- Pastikan Tahun Pelajaran Aktif
Langkah pertama yang harus di lakukan adalah pastikan tahun pelajaran yang ada pada EMIS 4.0 sedang berjalan sesuai kalender akademik artinya tahun ajaran sudah berganti ke tahun ajaran baru, jika belum silahkan anda lakukan perubahan tahun ajaran baru- Proses Kenaikan Kelas Telah Selesai
Untuk memastikan data siswa dapat masuk kedalam rombel operator harus memastikan seluruh peserta didik telah dipindahkan ke tingkat kelas yang baru di tahun ajaran baru- Data Kelulusan Sudah Diproses
Agar murid baru bisa masuk kedalam rombel lakukan proses kelulusan untuk kelas akhir, hal ini wajib dilakukan agar peserta didik yang telah lulus tidak masuk ke rombel baru.- Kurikulum Sudah Ditentukan
Pastikan setiap rombel telah menggunakan kurikulum yang benar artinya masing-masing rombel sudah memiliki kurikulum yang sudah di tetapkan di masing-asing madrasah, karena hal ini akan menyangkut pembuatan Jadwal Mingguan yang akan dilakukan setelah rombel sudah di buat- Seluruh Rombel Sudah Dibuat
Setelah anda melakukan persiapan diatas dengan benar silahkan anda lengkapi data setiap rombel dengan nama rombel, tingkat kelas, kurikulum, wali kelas dan daftar siswa- Periksa Data Guru
Yang terakhir operator madrasah harus memastikan guru yang akan menjadi wali kelas atau pengampu telah aktif pada EMIS GTK yakni telah mendapatkan JAM mengajar di masing-masing kelasCara Tarik Data Rombel dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK
Setelah anda melakukan beberapa persiapan diatas selanjutnya adalah melakukan tarik data rombel dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK, untuk mengetahui caranya berikut adalah langkah-langkah yang dapat anda dilakukan.
- Langkah pertama silahkan anda masuk dengan login ke EMIS GTK menggunakan akun Admin Madrasah atau SSO
- Selanjutnya setelah anda berhasil masuk ke EMIS GTK silahkan anda cari menu Madrasah kemudian klik sub menu Rombel, perhatikan gambar berikut
- Langkah berikutnya setelah anda berhasil silahan anda klik tombol Validasi EMIS.silahkn anda tunggu karna sistem akan memeriksa seluruh data rombel yang tersedia pada EMIS 4.0.
- Langkah yang terpenting sebelum anda melakaukn penarikan data rombel adalah memeriksa hasil validasi. Biasanya akan muncul informasi: Jumlah rombel, Rombel valid dan Rombel tidak valid Jika masih terdapat rombel yang tidak valid, lakukan perbaikan pada EMIS 4.0 terlebih dahulu kemudin silahkan anda klik validasi lagi sampai data sudah sesuai.
- Langkah selanjutnya silahkan anda lakukan tarik rombel dengan cara klik tombol Tarik dari EMIS atau Tarik Rombel kemudian pilih rombel yang akan disinkronkan.
- Langkah trakhir silahkan anda Klik Proses Sinkronisasi dan tunggu hingga proses selesai. Jika berhasil, seluruh rombel akan muncul pada daftar rombel EMIS GTK dan siap digunakan.
Penyebab Tarik Data Rombel Gagal Dan Solusinya
Perlu rekan-rekan ketahu bahwa proses penarikan data rombel dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK tidak selamanya mulus namun ada kalanya mengalami kegagalan tarik data robel, beberapa penyebab yang paling sering ditemui antara lain:
- Rombel Belum Dibuat
- EMIS GTK hanya menarik rombel yang telah dibuat pada EMIS 4.0.
- Data Belum Disimpan
- Perubahan pada EMIS 4.0 belum tersimpan secara sempurna.
- Kurikulum Belum Dipilih
- Rombel tanpa kurikulum biasanya tidak lolos validasi.
- Wali Kelas Belum Ditentukan
- Pastikan setiap rombel telah memiliki wali kelas.
- Server Sedang Padat
Tarik data rombel dari EMIS 4.0 ke EMIS GTK merupakan tahapan penting dalam administrasi madrasah. Dengan memastikan seluruh data telah lengkap, valid, dan sesuai pada EMIS 4.0, proses sinkronisasi akan berjalan lebih mudah dan meminimalkan kesalahan.
Setelah data rombel berhasil masuk ke EMIS GTK, operator dapat melanjutkan penyusunan jadwal pelajaran, penetapan guru pengampu, pengelolaan beban kerja guru, serta berbagai proses administrasi lainnya yang mendukung kelancaran pengelolaan madrasah.















